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Von EasyHours | 5. April 2025
Ein praktischer Leitfaden zu den neuen Anforderungen der Arbeitszeiterfassung für deutsche Unternehmen
Tags: arbeitszeiterfassung, gesetzliche-anforderungen, kmu, zeiterfassung
Am 1. Juli 2024 trat ein neues Gesetz in Kraft, das die Arbeitszeiterfassung für alle Mitarbeiter in Deutschland vorschreibt. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen kann es überwältigend erscheinen, plötzlich täglich Arbeitszeiten erfassen zu müssen. Was beinhalten die neuen Zeiterfassungsanforderungen und wie fängt man an?
Keine Sorge – in diesem Blogbeitrag beantworten wir die häufigsten Fragen zur Arbeitszeiterfassung in klarer und verständlicher Sprache ohne juristischen oder technischen Jargon.
Wir behandeln Themen wie: Wer muss Zeit erfassen? Wie soll Arbeitszeit erfasst werden? Was ist mit Homeoffice? Was ist ein Selbstorganisierer? Wie sollen Daten gespeichert werden? und Welche Systeme können verwendet werden? Zum Schluss erhalten Sie auch einen Tipp für eine einfache Lösung, die sicherstellt, dass Ihr Unternehmen alle Arbeitszeitregeln mühelos erfüllt.
Kurz gesagt: Alle Arbeitgeber und Mitarbeiter sind von der Arbeitszeiterfassungspflicht betroffen. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen gross oder klein ist, und unabhängig davon, ob die Mitarbeiter Vollzeit, Teilzeit, in flexiblen Jobs oder stundenweise arbeiten, muss ihre Arbeitszeit täglich erfasst werden. Selbst ein Angestellter, der nur wenige Stunden pro Woche arbeitet, muss seine Stunden erfassen.
Es gibt nur wenige mögliche Ausnahmen. Führungskräfte (z.B. ein Geschäftsführer, der rechtlich nicht als "Arbeitnehmer" betrachtet wird) können vom Erfordernis ausgenommen sein. Zudem gibt es das Konzept der "Selbstorganisierer" – Mitarbeiter in besonderen Positionen mit hohem Grad an Autonomie. Diese können von der Registrierung ausgenommen werden, aber es erfordert eine spezifische Vereinbarung (siehe mehr über Selbstorganisierer weiter unten). Für die allermeisten Unternehmen wird dies jedoch nicht relevant sein, also rechnen Sie damit, dass alle Angestellten ihre Arbeitszeit erfassen müssen.
Das neue Gesetz verlangt, dass Sie die gesamte Arbeitszeit jedes Mitarbeiters für jeden Tag erfassen. Das heisst die Anzahl Stunden, die der Einzelne an einem bestimmten Tag gearbeitet hat. Sie müssen nicht genau notieren, wann am Tag die Arbeit ausgeführt wurde (Ankunfts- und Abgangszeit sind nicht erforderlich) – nur wie viele Stunden insgesamt an diesem Tag gearbeitet wurden. Wenn ein Mitarbeiter z.B. 7 Stunden im Büro arbeitet und später 1 Stunde zu Hause am Abend, soll der Tag als 8 Stunden insgesamt registriert werden.
Wer führt die Registrierung durch, und wie oft? Das Normalste ist, dass der Mitarbeiter selbst seine Stunden erfasst, z.B. über ein Arbeitszeiterfassungssystem oder ein Stundenblatt. Das Gesetz sagt nichts darüber aus, wie oft es geschehen soll – es kann täglich, wöchentlich oder nach jeder abgeschlossenen Aufgabe sein, je nachdem was in Ihrem Unternehmen Sinn macht. Das Wichtige ist, dass die Registrierungen zuverlässig sind. Es wird empfohlen, die Zeit laufend zu führen (am besten täglich oder nahe daran), während es noch frisch im Gedächtnis ist, damit Sie Fehler vermeiden. Als Arbeitgeber kann es eine gute Idee sein, einige einfache interne Richtlinien dafür zu erstellen, wie und wann Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen sollen, damit alle es korrekt und konsistent machen.
Was muss als Arbeitszeit erfasst werden? Es muss nur die tatsächliche Arbeitszeit erfasst werden. Pausen, die selbst bezahlt werden (also wo der Mitarbeiter keinen Lohn erhält und nicht für die Arbeit zur Verfügung steht), müssen nicht mitgezählt werden. Hingegen müssen alle Arbeitsstunden erfasst werden – auch wenn es sich eventuell um Überstunden ohne zusätzlichen Lohn oder um Arbeit zu ungünstigen Zeiten handelt. Die Art des Lohns oder der Bezahlung ist für die Erfassung unerheblich – entscheidend ist, ob die Zeit für die Arbeit verwendet wird.
Gilt die Anforderung auch bei Homeoffice? Ja – Homeoffice muss gleichermassen wie die Arbeit am Arbeitsplatz erfasst werden. Wenn ein Mitarbeiter einen Tag vom Homeoffice aus arbeitet oder abends zu Hause ein paar zusätzliche Stunden arbeitet, müssen diese Stunden zur gesamten Arbeitszeit des betreffenden Tages hinzugezählt werden. Das neue Gesetz unterscheidet nicht zwischen dem Ort, wo die Arbeit ausgeführt wird; wichtig ist, dass alle Arbeitsstunden des Tages in die Erfassung einbezogen werden.
Es ist erwähnenswert, dass die Ruhezeit-Regeln bei gelegentlichem Homeoffice etwas flexibel sind. Normalerweise besagt die 11-Stunden-Regel, dass ein Mitarbeiter 11 zusammenhängende Stunden Ruhe innerhalb von 24 Stunden haben muss. Wenn ein Mitarbeiter freiwillig abends etwas zu Hause arbeitet (zusätzlich zur normalen Arbeitszeit), zählen diese Stunden natürlich als Arbeit mit, aber es wird nicht als Verstoss gegen die Ruhezeit-Regeln betrachtet – vorausgesetzt, es ist gelegentlich und vom Mitarbeiter selbst organisiert. Mit anderen Worten müsst ihr euch keine Sorgen machen, das Ruhezeitgesetz zu verletzen, wenn ein Angestellter ab und zu wählt, später von zu Hause aus zu arbeiten. Ist Homeoffice hingegen ein fester oder wesentlicher Teil des Jobs, gelten die gewöhnlichen Ruhezeit-Regeln wie normal. Unabhängig davon muss alle Arbeitszeit erfasst werden, unabhängig davon, ob sie im Büro, im Feld oder zu Hause stattfindet.
"Selbstorganisator" ist ein Begriff aus den Arbeitszeitregelungen, der bestimmte Mitarbeiter in Positionen mit einem sehr hohen Grad an Freiheit zur selbständigen Arbeitsorganisation umfasst. Ein Mitarbeiter gilt als Selbstorganisator, wenn er entweder vollständig selbst bestimmen kann, wann die Arbeit ausgeführt wird, oder wenn die Arbeitszeit aufgrund der Art der Tätigkeit überhaupt nicht gemessen oder im Voraus festgelegt werden kann. Typischerweise handelt es sich um sehr wenige Personen, z.B. einige Führungskräfte oder Spezialisten, die keine feste Routine oder Arbeitszeiten haben und in der Praxis selbst über ihre Zeit verfügen.
Damit ein Mitarbeiter tatsächlich als Selbstorganisator ausgenommen werden kann, muss dies vereinbart und explizit im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Wenn eine Person als Selbstorganisator klassifiziert ist, bedeutet dies, dass sie von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ausgenommen werden kann (und sie sind in der Regel auch von bestimmten Teilen der Ruhezeiten-Regelungen und der 48-Stunden-Grenze ausgenommen). Wichtig: Selbstorganisatoren sind die Ausnahme, die die Regel bestätigt. Die allermeisten Mitarbeiter sind keine Selbstorganisatoren. Mit anderen Worten sollten Sie diese Ausnahme nur in ganz besonderen Fällen anwenden. Wenn Sie unsicher sind, ob eine bestimmte Position als selbstorganisierend betrachtet werden kann, muss eine konkrete Bewertung vorgenommen werden – und wie erwähnt erfordert es eine schriftliche Vereinbarung. Für die meisten Unternehmen müssen alle Angestellten ihre Arbeitszeit ganz normal erfassen.
Wie lange und wie sollen wir die Erfassungen aufbewahren? Sie müssen die Dokumentation der erfassten Arbeitszeit mindestens 5 Jahre aufbewahren. Diese Anforderung bedeutet, dass die täglichen Stundenzettel oder Daten in Ihrem System auch viele Jahre später abrufbar sein müssen. Ausserdem muss der Mitarbeiter Zugang zu seinen eigenen erfassten Daten haben. Sowohl aktuelle als auch ehemalige Angestellte haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, wie viel sie in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet haben, selbst bis zu fünf Jahre zurück.
Für die praktische Handhabung bedeutet dies, dass Ihre Arbeitszeiterfassungsdaten sicher und strukturiert aufbewahrt werden müssen. Verwenden Sie ein System oder eine Methode, bei der Daten nicht heimlich verändert werden können oder verloren gehen. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie einem Mitarbeiter alle seine Registrierungen der letzten 5 Jahre aushändigen oder zeigen können, wenn er darum bittet. Wenn das System sehr umständlich ist, um Daten zu extrahieren, kann das ein Problem sein – der Zugang des Mitarbeiters zu den Informationen muss in der Praxis "zugänglich" sein.
Denken Sie ausserdem daran, die Registrierungen vertraulich zu behandeln, da sie personenbezogene Informationen über die Arbeitszeit der Mitarbeiter und eventuell Abwesenheiten enthalten können. Befolgen Sie gerne die allgemeinen Richtlinien für Personendaten/DSGVO, z.B. sorgen Sie dafür, dass nur relevante Personen Zugang zu den Daten haben, und löschen Sie die Informationen, wenn die Aufbewahrungsfrist abläuft. Aber grundsätzlich: haben Sie eine Lösung, die automatisch alle Arbeitszeitregistrierungen mindestens fünf Jahre speichert und es ermöglicht, sie bei Bedarf pro Mitarbeiter wiederzufinden.
Müssen wir in ein teures digitales System investieren? Nicht unbedingt – das Gesetz gibt Ihnen Methodenfreiheit bei der Wahl eines Arbeitszeiterfassungssystems, solange es die Anforderungen erfüllt, "objektiv, zuverlässig und zugänglich" zu sein. Das heisst, das System muss die gesamte tägliche Arbeitszeit präzise messen können (objektiv), man muss den Daten vertrauen können (zuverlässig), und sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen Zugang zu den Informationen haben (zugänglich).
In der Praxis kann die Arbeitszeiterfassung auf viele Arten erfolgen. Es kann ganz einfach sein, z.B. ein Stück Papier oder eine Tabellenkalkulation, wo der Mitarbeiter seine Stunden notiert. Es kann auch eine elektronische Stechuhr, ein Projektmanagement-Tool mit Zeiterfassung oder eine dedizierte Arbeitszeiterfassungs-App sein. Es gibt keine Anforderung, dass es digital sein muss – ein physisches Notizbuch oder eine E-Mail mit den Tagesstunden kann im Prinzip ausreichen. Aber in der Realität wird eine digitale Lösung oft ein grosser Vorteil sein. Digitale Systeme können automatisch sicherstellen, dass Daten ordnungsgemäss für 5+ Jahre gespeichert werden, sie können vor Fehlern und Betrug schützen (z.B. durch das Sperren früherer Registrierungen), und sie machen es einfacher, den Mitarbeitern Einblick in ihre eigenen Stunden zu geben.
Was auch immer Sie wählen, stellen Sie sicher, dass das System zu Ihrem Arbeitsalltag passt. Haben Sie wenige Mitarbeiter und einen einfachen Betrieb, kommen Sie vielleicht mit einem einfachen Formular aus. Haben Sie viele Angestellte oder wechselnde Arbeitszeiten, kann ein digitales Arbeitszeiterfassungssystem Ihnen viel Zeit und Aufwand sparen. Überlegen Sie auch die Integration mit dem Lohnsystem oder Dienstplänen, falls relevant – einige Systeme können Arbeitszeit automatisch erfassen basierend auf z.B. Logins oder Zugangskarten, aber das ist keine Pflicht.
Tipp: Das Wichtigste ist, dass Ihre Lösung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Sie können mehr über Vor- und Nachteile verschiedener Methoden in unserem Artikel über Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung lesen. Benötigen Sie Hilfe beim Einstieg, können Sie auch der Anleitung mit den 5 Schritten zur Einführung der Arbeitszeiterfassung im Unternehmen folgen.
Die Einführung der Arbeitszeiterfassung muss nicht schwierig sein. EasyHours.de ist ein gutes Beispiel für eine Lösung, die es einfach macht, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Mit EasyHours können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit schnell erfassen (auch mobil), und das System sorgt automatisch dafür, dass alle Daten sicher für 5 Jahre gespeichert werden. Gleichzeitig haben sowohl Führung als auch Angestellte immer Zugang zu den notwendigen Informationen. EasyHours ist speziell darauf ausgelegt, einfach, zuverlässig und vollständig gesetzeskonform zu sein, damit Sie sich auf Ihr Geschäft statt auf Administration konzentrieren können.
Möchten Sie es in Ihrem Unternehmen ausprobieren? Besuchen Sie EasyHours.de, um mehr zu erfahren und mit einer kostenlosen Testphase zu beginnen. Lassen Sie EasyHours Ihnen dabei helfen, die Arbeitszeiterfassung einfach, effizient und compliant zu gestalten – so sind Sie den neuen Anforderungen voraus ohne unnötige Mehrarbeit. ✅